Согласно законодательству, существует перечень производств, на которых работодатель обязан обеспечить сотрудников средствами спецзащиты и униформой. При увольнении вопрос с полученными принадлежностями следует решить – возвратить обратно имущество до дня увольнения или же производится удержание.
Нормативное регулирование
В данном случае основными регуляторами вопроса является ст. 243, 247, 248 ТК РФ, согласно пунктам документов, работник несет материальную ответственность полную или частичную за вверенное имущество, о чем он ставит подпись в ведомостях. Тут вы узнаете, какая установлена материальная ответственность работодателя перед работником.
Статьей 248 ТК РФ регулируется вопрос относительно правил взыскания с работника материального ущерба с последующим подписанием обязательства относительно возврата средств.
ТК РФ Статья 248. Порядок взыскания ущерба
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.
Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Важно: на основании ст. 240 ТК РФ руководитель имеет право отказаться от взыскания ущерба, но, если собственник предприятия намерен получить компенсацию тогда он ограничит должностное лицо в действии.
ТК РФ Статья 240. Право работодателя на отказ от взыскания ущерба с работника
Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Собственник имущества организации может ограничить указанное право работодателя в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации.
Про бухгалтерский и налоговый учет спецодежды можно посмотреть в этом видео:
Порядок и возможности удержания
Работодатель вправе взыскать средства с работника за исключением предусмотренных законодательством случаев, когда с работника снимается ответственность:
- если порча или утрата одежды произошла не по вине работника. Как правильно составить акт о порче вы узнаете здесь;
- если на момент увольнения одежда полностью изношена и срок ее пригодности окончился, в таком случае рыночная стоимость изделия равна 0 и вычитать ничего не получится.
Кроме этого существуют ограничения на суммы удержания, согласно ст. 138 ТК РФ сумма удержания не может превышать 20% – 50% размера заработной платы.
Если же порча была причинена по вине работника следует:
- собрать комиссию, которая проведен исследование случая, сделает соответствующие выводы и составит акт;
- на основании данного документа издать приказ о взыскании;
- вычитать из суммы выплат средства.
Кроме этого следует учитывать, что вычитание недопустимо совершить с компенсационных выплат, пособия или премиальных. Что представляет собой повременно-премиальная оплата труда – читайте в статье по ссылке.
Остаточная стоимость спецодежды при увольнении
В организации для облегчения бухгалтерского учета спецодежда при выдаче работнику списывается единовременно.
Чтобы сделать расчет остаточной стоимости для удержания за вещь, которая была утеряна или испорчена необходимо выполнить следующие расчеты:
- стоимость одежды в процессе приобретения 10 000 рублей = 6 000 куртка + 3 000 брюки + 1 000 перчатки;
- срок эксплуатации изделий 18 месяцев, бухгалтер ежемесячно выполнял списание на куртку и брюки в размере 500 рублей, а на перчатки 55, 55 рублей;
- через 6 месяцев работник увольняется, и бухгалтер принимает от него куртку и брюки по стоимости 6 000 рублей, так как уже было списано за полгода 3 000 рублей в связи с эксплуатацией;
- перчатки работник утерял за полгода уже было списано 333, 30 рублей, осталось на балансе 666, 70 рублей, которые и следует удержать из подчиненного утерявшего перчатки.
Как составить бухгалтерские проводки по списанию и что нужно обязательно учитывать вы узнаете по ссылке.
Мнение компетентных органов
Относительно вычетов даны полные объяснения в письме Роструда ПР/7156-6-1, где сказано, что в процессе удержаний бухгалтер обязан руководствоваться ст. 138 и 137 ТК РФ.
Что же касается их размеров руководствоваться стоит только ст. 138 ТК РФ, где указано, что размер не должен превышать положенного порога, вне зависимости от количества удержаний у работника в любом случае должна остаться половина средств.
ТК РФ Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.
Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.
Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Важно: если инициатором является сам сотрудник и написал об этом соответствующее заявление в качестве основания, тогда лимит относительно суммы отсутствует.
О свободном волеизъявлении работника существует указание в письме Роструда от 16.09.2012 № ПР / 7156-6-1.
Судебная практика
Нередко после увольнения работника, с которого должны были или взыскали средства за спецодежду происходят судебные тяжбы.
Инициатором в данном случае может быть любая из сторон:
- работник может пожаловаться, так как посчитает, что вычеты были неправомерны;
- работодатель также обращается в суд, если работник пообещал принести одежду позже, зарплата была перечислена в полной мере, а имущество на склад не поступило.
Обычно обращение в суд происходит только после попыток договорится мирно, но, если стороны не находят компромисса тогда возникают судебные процессы.
Важно: чтобы таких ситуаций не происходило нужно весь процесс вычитания совершать с учетом рекомендаций и положений Трудового Кодекса.
Заключение
Спецодежда является неотъемлемым атрибутом для многих отраслей, ее применяют в медицине, на химическом производстве и еще на многих других.
Работник, используя вверенное имущество обязан отдавать себе отчет, что это не его личная принадлежность, которую можно применять по своему усмотрению. Поэтому следует учитывать правила пользования одеждой согласно требованиям закона.
На нашем Дзен-канале еще больше интересных публикаций. Подпишитесь на наш канал по этой ссылке.
Как в программе 1С начислить доход при передаче сотруднику спецодежды вы можете посмотреть тут:
Что делать со спецодеждой при увольнении работника?
Ограждать работника от вредных и опасных воздействий на производстве — прямая обязанность работодателя.
Одним из способов защиты служит специальная экипировка: одежда, обувь, каска, очки, беруши, рукавицы и т.д. (приказ №135н Минфина от 26.12.02 г., п.7). И хотя на каждом специфическом производстве свой набор таких принадлежностей, все вместе они именуются СИЗ — средства индивидуальной защиты.
- Устраиваясь на предприятие с вредными воздействиями (вредными/опасными производственными факторами) каждый вновь принятый работник в обязательном порядке получает комплект защитных средств и спецодежду.
Все СИЗ учитываются бухгалтерией. Затраты на приобретение, проводки при выдаче и списании отражаются в бухгалтерской документации.
СИЗ должны проверяться на пригодность
Средства индивидуальной защиты необходимо правильно хранить и периодически проверять, за это несет ответственность работодатель. Когда в регламентах и нормах стоит срок использования СИЗ «до износа», их пригодность определяет комиссия на основании паспорта, сертификата, акта. Проверки проводят планово, график устанавливает организация.
По истечении нормативного срока использования изношенная спецодежда утилизируется, даже если и выглядит вполне пригодной к использованию.
- Важно! Если на спецодежде или другом СИЗ стирается маркировка (при стирке, химчистке или любом другом воздействии), то комплект больше не является средством индивидуальной защиты.
А может ли сотрудник не возвращать защитный костюм? Если да, то в каких случаях?
Покупку защитных средств оплачивает работодатель, это определено законодательством. Следовательно, СИЗ находятся в собственности владельца предприятия и подлежат возврату.
Но бывает и так, что СИЗ покупает работник, а предприятие компенсирует ему расходы. И если этот человек решит уволиться раньше, чем получит компенсацию, а спецодежду все еще не внесут в систему учета, то он вправе не сдавать на склад приобретенный спецкомплект и оставить его себе.
Если период службы СИЗ закончился, а новая спецовка еще не выдана и люди продолжают работать в просроченной «робе», следует немедленно обратиться в закупочный блок и указать на необходимость поставки новой формы.
- Специалист по закупкам сможет ознакомиться скаталогом спецодеждына нашем сайте, выбрать качественную защитную одежду и оперативно укомплектовать заказ, значительно сэкономив в цене.
Обновленные нормы выдачи СИЗ в 2023 году
В текущем 2023 году в РФ действует федеральный закон от 2 июля 2021 года ФЗ-311. В документе в новой редакции прописан пункт об обеспечении работников СИЗ.
Теперь нормы выдачи СИЗ, установленные работодателем для предприятия, должны быть отражены в локальных актах организации. При этом нужно учитывать:
- единые типовые нормы по обеспечению персонала спецодеждой;
- результат оценки условий труда на предприятии;
- производственные риски;
- позицию профсоюза (или организации, которая представляет интересы работников по вопросу обеспечения СИЗ).
Новое положение появилось и в ст.221 ТК РФ (регламенте выдачи СИЗ): оно обязывает работников применять полученные СИЗ на рабочем месте (раньше получивший СИЗ человек мог их не применять, а теперь обязан).
Порядок возврата спецодежды при увольнении
Выдача и возврат защитной экипировки работникам отражаются в их личных карточках. Полученная на предприятии спецодежда подлежит возврату в следующих случаях:
- при увольнении;
- внутреннем переводе на другую работу, где СИЗ не предусмотрены нормами;
- по истечении периода носки, взамен вновь полученной.
Оформление в личной карточке
При увольнении работник берет выписку из личной карточки о полученных СИЗ и согласно ей возвращает все работнику склада. В документе проставляется количество и остаточная стоимость спецодежды, даже в случае ее полного износа (нулевая стоимость).
Приемщик сначала сам визуально оценивает спецодежду, затем создает комиссию — в случае сомнений (явной подмены, порчи, излишнего износа, не отвечающего сроку эксплуатации), вопрос о приемке решается комиссионно.
Спецодежда с небольшой степенью износа и внешне не поврежденная передается на склад, проходит химчистку и выдается повторно, с отражением степени износа в личной карточке.
- Справка. Принимая на склад вещи с частичным износом, кладовщик оставляет в карточке отметку о сроке эксплуатации. Ответственный визирует обходной лист работника с соответствующей отметкой о сдаче.
При увольнении работника у него остается право по своему выбору оформить частичный возврат СИЗ, или выкупить спецодежду целиком.
По инициативе кладовщика может быть принято комиссионное решение о списании возвращенной (б/у) спецодежды для вторичного использования в качестве ветоши. В этом случае оформляется Акт, который подписывают все члены комиссии.
Отраженные в личной карточке стоимостные данные могут потребоваться и дальше, в следующих случаях:
- выкуп СИЗ работником по его инициативе;
- выявление подмены/повреждения одежды;
- утеря;
- списание при износе (комиссионное решение);
- вторичное использование в качестве ветоши.
Условия и правила возврата должны быть отражены в локальных нормативных актах (Политике) предприятия. Здесь же прописывается порядок выкупа имущества предприятия.
Так, если работник при увольнении хочет выкупить униформу и готов оплатить ее стоимость, ему следует обратиться письменно к руководителю организации и представить список защитных средств, которые он желает забрать. Следует указать и способ оплаты.
Несанкционированное присвоение спецодежды работником
В соответствии со ст. 243 ТК РФ работник несет ответственность (материальную) за полученные товарно-материальные ценности. Это же относится к спецодежде.
В случае присвоения спецодежды увольняющимся, который своевременно не сдал ее на склад организации, стоимость рабочей формы удержат из заработной платы при увольнении.
- Справка. Сумма удержаний ограничена ст.138 Трудового Кодекса РФ. Порог составляет 20% от выплат при увольнении (в особых случаях разрешено до 50%). Большие удержания незаконны.
Не подпадают под удержания компенсации и пособия:
- за неиспользованный отпуск;
- за ликвидацию аварии в Чернобыльской АЭС;
- на погребение;
- премии, начисленные не из ФЗП.
- Справка. Противозаконно и может быть обжаловано в суде удержание документов работника в качестве залога за неоплату спецодежды, которую он не сдал
На случай возможного судебного разбирательства следует загодя собрать все подтверждающие документы о выдаче СИЗ работнику и его отказе возместить их стоимость. Нередко в подобных случаях спецодежду списывают приказом по предприятию.
- Внимание! Когда спецодежда повреждена не по вине работника — в чрезвычайной ситуации на производстве, при аварии, пожаре и т.п., человек не обязан возмещать ее стоимость даже при увольнении.
Бухгалтерский учет
Учет СИЗ ведется по первичным документам, складским накладным, личным карточкам, ведомостям на получение и выдачу спецодежды, актам. Способ учета необходимо закрепить в Учетной политике предприятия. Соотносительно со сроками носки спецодежду можно учитывать как в составе материалов, так и в составе основных средств (п.Минфина от 12.05.2003 №16-00-14/159).
В первом случае (учет в составе материалов) стоимость спецодежды списывается разово, либо распределяется на весь период использования.
- Возврат СИЗ отражается внутренней проводкой по счету 10.
- Порча/износ без компенсации от уволенного отражается на счете 94.
- Компенсацию проводят по счету 91/1 или 94 в корреспонденции с 73 счетом.
- Погашение стоимости СИЗ — по кредиту 73, в корреспонденции со счетами денежных выплат и расчетов по оплате труда.
Использованы фото с сайта Freepik
Удержание за спецодежду при увольнении — проводки
Проводки по удержанию за спецодежду при увольнении напрямую зависят от того, каким образом она была оприходована при поступлении. Сегодня в публикации расскажем о том, вправе ли работодатель взыскать за невозвращенную спецодежду с уволенного сотрудника и как правильно отразить подобную операцию в 2023 году в программном продукте на базе 1С.
- Вправе ли работодатель удерживать стоимость спецодежды при увольнении
- Бухгалтерский учет спецодежды
- Что относится к спецодежде в целях бухучета
- На каком счете учитывается спецодежда
- Учет спецодежды — проводки
Вправе ли работодатель удерживать стоимость спецодежды при увольнении
Вправе ли работодатель удерживать стоимость спецодежды при увольнении — спор, который без устали ведут работодатели и работники.
Сторонники того, что возмещать стоимость невозвращенной спецодежды не нужно, опираются на ст. 137 ТК РФ, где поименован список случаев удержания из заработной платы сотрудников. Данный перечень не содержит указаний на необходимость возмещения работодателю ущерба от невозвращенной спецодежды.
В противовес данной позиции, на основании той же ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы сотрудников производятся в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными ФЗ. Основываясь на ст.
248 ТК РФ работодателю дано право без обращения в судебные органы взыскивать с виновного работника сумму причиненного им ущерба — при условии, что размер самого ущерба не превышает среднего месячного заработка сотрудника.
Обоснованием подобного решения является тот факт, что полученная работником спецодежда является собственностью работодателя. Следовательно, при увольнении она подлежит возврату владельцу. Отказ от возврата работником выданной ему спецодежды наносит собственнику материальный ущерб, равный остаточной стоимости невозвращенного имущества.
Данный вывод подтверждается и судебной практикой.
Удержание из заработной платы стоимости невозвращенной спецодежды является мерой ответственности за причиненный ущерб, возникший в виду противоправного бездействия сотрудника по возврату вверенного ему имущества организации. В случае, когда покидающий компанию сотрудник согласен вернуть выданную ему ранее спецодежду, работодатель обязан принять ее. В этом случае ни о каком удержании из заработной платы сотрудника речи идти не может.
Помимо увольнения, работник обязан вернуть выданную ему спецодежду при переводе на другую должность, где применение данных СИЗ не предусмотрено и при окончании срока эксплуатации, взамен вновь выданной.
Рекомендуем полезный материал от «КонсультантПлюс» о правомерности удержания стоимости спецодежды при увольнении. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.
Бухгалтерский учет спецодежды
Бухгалтерский учет спецодежды напрямую зависит от срока полезного использования и стоимости. Если срок полезного использования превышает 12 месяцев или длительность операционного цикла, то учитывать такую спецодежду необходимо в составе основных средств. Если же стоимость спецодежды несущественна, то она подлежит единовременному списанию на расходы.
Спецодежда с более коротким сроком службы учитывается в составе запасов.
Ниже представлена таблица с возможными вариантами бухгалтерского учета спецодежды:
Спецодежда учитывается согласно требований ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020. В зависимости от срока эксплуатации и стоимости, спецодежда учитывается в составе:
- запасов;
- основных средств;
- стоимость признается расходом в периоде приобретения.
Что относится к спецодежде в целях бухучета
Спецодежда относится к разряду средств индивидуальной защиты. Каждый работодатель обязан обеспечить ею своих сотрудников, занятых на работах:
- с вредными или опасными условиями труда;
- производимых в особых температурных условиях;
- сопряженных с загрязнением.
Не следует путать спецодежду с фирменной одеждой. Последняя не подразумевает защиту от воздействия тех или иных вредных факторов. Она лишь демонстрирует принадлежность работника к организации, где он трудоустроен.
Гражданско-правовой договор не предусматривает обеспечение внештатного сотрудника спецодеждой, т.к. на сотрудников, нанятых на условиях ГПХ, не распространяется трудовое законодательство и иные нормы трудового права (ст. 11 ТК РФ). Однако, по усмотрению работодателя, и внештатные сотрудники могут быть обеспечены средствами индивидуальной защиты в виде спецодежды.
При этом данное условие необходимо отразить в договоре.
Спецодежда приобретается за счет собственных средств организации и предоставляется сотрудникам бесплатно. В некоторых случаях расходы, понесенные на приобретение спецодежды, можно возместить за счет СФР.
Вся спецодежда должна быть сертифицирована. Выдача сотрудникам и учет в расходах организации несертифицированной спецодежды запрещены.
Ношение сотрудниками спецодежды предусмотрено только в рабочее время. Выход за пределы рабочего места в спецодежде запрещен. Несезонная спецодежда должна быть сдана представителю работодателя на хранение до следующего сезона.
При этом время ее хранения включается в нормативные сроки носки сезонной одежды.
Порядок выдачи спецодежды в обязательном порядке должен быть закреплен в локальных документах. Как правило, для этого используется коллективный или трудовой договоры. При наличии в организации профсоюза, выдача и оборот спецодежды согласовывается с ответственным представителем данной организации.
Для принятия спецодежды для целей бухгалтерского учета необходимо определить:
- Перечень должностей, связанных с вредными и опасными условиями труда, а также с загрязнением.
- Нормы выдачи спецодежды в отношении каждой должности.
- Срок эксплуатации каждого вида спецодежды, по истечении которого сотруднику положен новый комплект спецодежды.
Только спецодежда, отвечающая всем вышеперечисленным требованиям, может быть отражена в бухгалтерском учете и учтена в расходах организации.
На каком счете учитывается спецодежда
Как мы уже отмечали выше, порядок отражение спецодежды на счетах учета зависит от ее стоимости и срока эксплуатации.
Рассмотрим возможные варианты с указанием счетов учета:
- Спецодежда в составе запасов. Учитывается в том случае, когда срок ее полезного использования не превышает 12 месяцев или обычного операционного цикла. При этом стоимость самой спецодежды может быть любой. Такая спецодежда отражается на счете 10 «Материалы» с использованием субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе». Как и в любом правиле, тут имеет место быть исключение: стоимость спецодежды управленческого персонала может быть сразу списана на расходы. Подобное решение должно быть в обязательном порядке закреплено в учетной политике организации.
- Спецодежда в составе основных средств. Для целей бухгалтерского учета в составе основных средств учитывается спецодежда со сроком полезного использования более 12 месяцев или длительного операционного цикла, а также спецодежда, стоимость которой превышает лимит стоимости ОС. При этом критерий существенности организации в отношении спецодежды организация устанавливает самостоятельно с учетом характера информации и состава пользователей бухгалтерской отчетности.
Оприходование спецодежды в составе основных средств осуществляется при помощи счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» с использованием субсчета 08.04 «Приобретение отдельных объектов основных средств». После формирования первоначальной стоимости спецодежды она переносится в дебет счета 01 «Основные средства», субсчет «Основные средства на складе».
- Спецодежда как расход текущего периода. В случае, если купленная спецодежда не соответствует критериям запасов или основных средств, ее стоимость учитывается в составе расходов в том периоде, когда она была приобретена. Для этого используются счета учета затрат, например, 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу».
Кроме того, как уже было сказано ранее, в составе запасов не учитывается спецодежда, выданная управленческому персоналу. Затраты, понесенные на приобретение данного вида спецодежды, списываются на счет 26 «Общехозяйственные расходы».
Для обеспечения контроля за сохранностью спецодежды, расходы на которые были признаны одномоментно в периоде приобретения, спецодежда отражается на забалансовом счете по цене приобретения или в иной оценке, в соответствии с правилами, отраженными в учетной политике. С этой целью можно использовать счет 012 «ТМЦ, стоимость которых списана на затраты».
Учет спецодежды — проводки
Проводки по учету спецодежды целиком и полностью зависят от способа ее принятия к учету. Рассмотрим пошагово каждый из вариантов регистрации бухгалтерских записей в учете организации.
Для удобства приводим пример для каждого из возможных вариантов.
Условная организация «Х» приобрела 10 комплектов спецодежды, стоимостью 5 700 руб. каждый (включая НДС). Срок эксплуатации 12 месяцев.
В учете необходимо отразить следующие проводки:
- Спецодежда в составе основных средств.
Условная организация «Х» в соответствии с отраслевыми нормами приобрела для своих сотрудников 5 единиц спецодежды, сроком эксплуатации 2,5 года. Стоимость каждой составила 158 000 руб., включая НДС. Учитывая срок эксплуатации и стоимость единицы, в бухгалтерском учете имущество учитывается в составе основных средств.
В учете необходимо отразить следующие проводки:
- Спецодежда как расход текущего периода.
Условная организация ООО «Х» в соответствии с отраслевыми нормами приобрела для сотрудников основного производства 10 комплектов теплой спецодежды, срок эксплуатации которых 24 месяца. Стоимость каждого комплекта 6 300 руб., включая НДС. Стоимость одной единицы спецодежды не превышает стоимость лимита по основным средствам, закрепленной в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
В бухгалтерском учете появляются следующие записи:
Возврат спецодежды — проводки
Выдача сотруднику спецодежды не подразумевает переход на нее права собственности — владельцем СИЗ остается работодатель. Как мы уже упомянули выше, работник обязан вернуть спецодежду в следующих случаях:
- при увольнении;
- при переводе на другую работу, на которой использование выданных ранее СИЗ не предусмотрено;
- по окончанию срока эксплуатации взамен вновь выданной.
Возврат спецодежды оформляется первичным документом. Это может быть документ, который использовался при выдаче СИЗ или иной другой. Если организация приняла решение не использовать унифицированные формы учета и списания спецодежды, то их в обязательном порядке необходимо утвердить в учетной политике.
Алгоритм учета возвращенной спецодежды зависит от следующих факторов:
1. Способа учета спецодежды:
- в составе основных средств;
- стоимость СИЗ учтена в расходах.
2. Степени износа и пригодности для дальнейшей эксплуатации;
3. Допусков санитарно-гигиенических норм по передаче спецодежды бывшей в эксплуатации иному лицу.
Рассмотрим, как отражается возврат спецодежды, которая была учтена в качестве запасов или была признана в расходах. Стоимость данных СИЗ на момент возврата уже списана в расход:
- при учете в запасах — в момент выдачи в эксплуатацию;
- при списании в расходы — в периоде приобретения.
Возврат такой спецодежды отражается исключительно записями в аналитическом учете по забалансовым счетам.
Если же имеет место быть возврат спецодежды, которая учитывается в составе внеоборотных средств, то ее возврат отражается с использованием различных субсчетов счета 01:
Удержание стоимости спецодежды при увольнении — проводки
При увольнении сотрудник, ранее получивший спецодежду, обязан вернуть ее в распоряжение работодателя. Если этого не происходит, то в учете следует отразить недостачу. Ущерб с виновного лица взыскивается:
- в размере балансовой стоимости — если спецодежда учитывается в составе основных средств;
- в размере рыночной стоимости с аналогичной степенью износа — если СИЗ было списано на расходы при приобретении или передаче в эксплуатацию.
Рассмотрим алгоритм регистрации бухгалтерских записей при выявленной недостаче имущества.
Возмещение стоимости спецодежды, которая была отнесена на расходы в текущем периоде осуществляется путем корректировки расходов, признанных в момент передачи СИЗ в эксплуатацию. Бухгалтерская запись выглядит следующим образом:
Данный подход обусловлен тем, что выручка от продажи того, что было учтено в себестоимости, должна корректировать расходы, а не увеличивать доходы. Помимо этого, требования ФСБУ 5/2019 запрещают учитывать в составе фактической себестоимости запасов затраты, возникшие в связи с ненадлежащей организацией производственного процесса, в том числе при потерях, хищениях и нарушениях трудовой дисциплины, к коим и относится отказ сотрудника возвращать вверенное ему имущество организации.
Только в том случае, когда возмещение стоимости является для организации несущественной суммой, а трудозатраты по корректировке себестоимости несопоставимы с ценностью информации для целей составления бухгалтерской отчетности, допустимо отклонение от установленного порядка — бухгалтер может отразить прочий доход вместо корректировки расходов. Проводка при этом имеет следующий вид:
Если же возмещению подлежит стоимость спецодежды, которая была списана в прошлые годы, то корректировать себестоимость продукции неправомерно, поскольку в ней не содержится стоимость утраченного имущества. В этом случае необходимо отразить прочие доходы. Проводки в данном случае выглядят следующим образом:
До сих пор мы рассматривали вариант, по которому сотрудник вносит сумму причиненного организации ущерба на расчетный счет или в кассу организации. Ниже приведем пример, в котором стоимость невозвращенной спецодежды, которая учитывалась в качестве основного средства удерживается непосредственно из заработной платы.
Организация ООО «Х» работает с применением общей системы налогообложения. Приводим условия нашего примера:
Бухгалтерские записи будут выглядеть следующим образом:
Налог на прибыль ООО «Х» рассчитывает ежеквартально методом начисления. За текущий квартал в расходы организации будет включена сумма ущерба 127 284 руб., а в доходах отражена вся сумма возмещения ущерба.
Итоги
В публикации мы постарались подробным образом описать все возможные нюансы, связанные с удержанием за спецодежду при увольнении сотрудников. Надеемся, что в статье вы найдете ответы на интересующие вас вопросы.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.Удержание за спецодежду при увольнении работника
Удержание за спецодежду при увольнении – узаконенная практика предприятий. Изделия предназначены для защиты работников от воздействия негативных факторов на рабочем месте. Комплектность и свойства средств защиты может существенно отличаться в зависимости от сферы деятельности человека.
При этом действующее законодательство четко устанавливает порядок выдачи предметов подчиненным и процесс их возврата организации при увольнении. О последней процедуре будет подробно рассказано в статье.
Правовые основы
Рассматриваемый вопрос урегулирован федеральным законодательством. К основным НПА, устанавливающим порядок обеспечения персонала предприятий и организаций спецодеждой, относятся:
- приказ Минтруда РФ от 09.12.14 №997н. Утверждает типовые нормы безвозмездной выдачи имущества, необходимого для защиты во вредных условиях труда;
- приказ Минтруда РФ от 10.12.12 №580н;
- приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.06.09 №290н;
- приказ Минздравсоцразвития РФ от 20.04.06 №297;
- ТК РФ. Кодекс содержит нормы (ст. 212, 221), согласно которым наниматель обязан обеспечивать сотрудников спецодеждой, необходимой для выполнения должностных функций. Средства покупаются за счет работодателя без взимания какой-либо платы с граждан.
Статья 221 ТК РФ — Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты
На работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.
Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену.
Порядок обеспечения работников спецодеждой
Все работники, которым в силу должностных инструкций положены средства индивидуальной защиты (СИЗ), имеют личную карточку. В ряде случаев последняя оформляется в электронном формате. Тогда в форму вносятся сведения о реквизитах акта, который подписывал работник.
Одежда предоставляется с учетом роста, пола и комплекции сотрудника.
У одежды есть срок эксплуатации. По окончании периода использования специалистами предприятия проставляется отметка о списании. Данная процедура неизбежно связана с бухучетом в компании. Если спецодежда была отнесена к материальным расходам, допускается единовременное списание во время передачи предметов гражданину. В качестве основания выступает ч. 1 ст.
254 НК РФ. Для оформления достаточно первичной отчетности. Списать СИЗ при определении налога на прибыль можно даже тогда, когда выдача не закреплена в локальных актах. Однако в последнем случае потребуется аттестация рабочих мест.
По итогам проведенного мероприятия издается приказ о выдаче спецсредств со сроками использования одежды (согласно письму Минфина от 11.12.2012 №03-03-06/1/645). При сроке эксплуатации спецодежды, превышающем 12 мес. и ее стоимости свыше 40 тыс. рублей, актив считается амортизируемым имуществом.
Комментарий специалиста
Каменский Юрий
Задать вопрос экспертуСт. 221 ТК РФ установлено, что организация-наниматель должна обеспечивать уход за одеждой. К таковому относится дезинфекция, глажка, ремонт и т. п. Исходя из необходимости периодического обслуживания изделия, работники могут получать два комплекта (сменных).
Работодатель является лицом, ответственным за обеспечение работников, нуждающихся в защите от воздействия вредных факторов на рабочем месте, спецодеждой. Часть ответственности ложится на плечи завсклада, начальника участка, иное должностное лицо. При этом контроль за передачу СИЗ в руки сотрудника, его смену, осуществляется специалистом по охране труда в организации. Срок использования комплекта устанавливается на один год.
В случае с сезонными предметами гардероба период эксплуатации может меняться.
Обязанности гражданина, осуществляющего деятельность на предприятии, включают бережное отношение к имуществу, предоставленному нанимателем. Сотрудник должен хранить одежду и не допускать ее порчи.
Комплектность спецодежды, за счет кого она приобретается?
Как уже было отмечено СИЗ выдается тем работникам, что заняты на должностях, требующих дополнительных мер защиты. К такой одежде относят:
- непосредственно одежду;
- обувь;
- средства предохранительного назначения (респираторы, шлемы, халаты, костюмы, очки, противогазы и т. д.).
Работодатель должен руководствоваться межотраслевыми правилами, утвержденными приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.09 №290н. Отраслевыми стандартами могут предусматриваться дополнительные правила обеспечения работников предприятий спецодеждой. Иногда сотрудникам выдается комплект, не имеющий защитных функций, например, куртки, идентифицирующие принадлежность специалиста к той или иной организации. В подобных ситуациях данные вещи не будут относиться к СИЗ.
Порядок возврата фирменных изделий не совпадает с утвержденным федеральными актами и устанавливается локальными документами компании. Кроме того, брендированная одежда необязательна к выдаче в силу законодательства.
Второй акт, регулирующий процесс закупки специальных средств индивидуальной защиты на предприятиях, был принят Минтрудом РФ (приказ от 10.12.12 №580н). В нем поименован перечень документов, требуемых для закупки СИЗ за счет взносов в ФСС. Помимо указанных бумаг, понадобится заявка на приобретение средств. Использование обозначенного источника допускается только при условии обеспечения работников предприятия отечественной продукцией.
Так, купить средства индивидуальной защиты от иностранного производителя за счет негосударственных фондов у организации не получится.
Порядок возврата СИЗ при увольнении
Помимо истечения срока годности, СИЗ возвращается сотрудником при расторжении с ним трудового соглашения. В случае увольнения изделие подлежит передаче предприятию независимо от продолжительности использования. В подобной ситуации лицо, принимающее СИЗ, должно проставить на нем отметку о бывшем употреблении.
Если работник не желает отдавать одежду, выданную организацией, то он вправе выкупить ее по остаточной цене. Стоимость определяется на основании срока пользования предметом.
Комментарий специалиста
Горчаков Владимир
Задать вопрос экспертуНередко СИЗ изнашиваются настолько, что при сдаче направлять изделия на склад не имеет никакого смысла. Единственным выходом в данной ситуации станет списание средств с указанием установленной причины порчи (износ). Если период использования не подошел к концу, а вещи утратили свои свойства не по вине работника, то организация не имеет права удерживать стоимость.
Данное правило действует независимо от причины возврата и действует в равной степени для работников, продолжающих трудиться на предприятии и увольняющихся с него.
Удержание цены на СИЗ с работника
Ущерб, нанесенный работодателю сотрудником, должен быть возмещен за счет виновного лица в соответствии со ст. 243 ТК РФ. Если имущество, переданное человеку для осуществления им трудовой деятельности, не было возвращено, то с него взимается соответствующая сумма.
Как правило, подобная процедура осуществляется по заявлению на удержание от виновного лица. Текст документа должен содержать пояснения о том, что СИЗ, находившиеся в распоряжении специалиста, не могут быть переданы предприятию, а их остаточная стоимость подлежит изъятию из заработной платы. Далее, формируется приказ.
В акте указываются:
- должностное лицо, ответственное за исполнение принятого решения;
- оценочная стоимость средств защиты;
- виза руководителя предприятия, дата, печать организации.
После вступления приказа в силу бухгалтерское подразделение компании осуществляет перерасчет зарплаты сотрудника. При этом удержание в счет комплекта спецодежды не должно превышать 20% от суммы, полагающейся сотруднику.
Несмотря на существующую практику, некоторые работники, желающие насолить предприятию, намеренно не возвращают СИЗ и не пишут заявление на удержание суммы в счет такого имущества. При этом наниматель не имеет законного права задерживать бывшего подчиненного, расчет с ним, а также удерживать у себя документы, подлежащие выдаче, в том числе трудовую книжку.
Деньги в счет средств индивидуальной защиты также не удастся истребовать за счет:
- компенсации за неотгулянный отпуск (при наличии дней, не использованных сотрудником на момент расторжения трудового соглашения);
- пособий;
- премий, начисленные за рамками зарплатного фонда.
Также зачастую работодатели сталкиваются с ситуацией, при которой возмещение с заработка сотрудника (двадцатипроцентное) не покрывает суммы ущерба, полученного предприятием. В таких ситуациях работодатели поступают следующими способами:
- Подача искового заявления в судебную инстанцию.
- Составление бухгалтерского акта о списании СИЗ по расходам.
Списание спецодежды, числящейся на балансе компании, при увольнении работника возможно даже тогда, когда срок использования средствами защиты не истек. Бухгалтеру придется указать основание. К последним относятся кража, утрата свойств (порча), непригодность к использованию.
Вопрос решается не на уровне бухгалтерского подразделения, а находится в подведомственности специальной комиссии, занимающейся инвентаризацией в организации.
Комментарий специалиста
Горбунова Ольга
Задать вопрос экспертуВ качестве исключения выступают СИЗ с периодом эксплуатации до года. Они списываются одновременно с выдачей на затраты компании (п. 21 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 26.12.02 №135н).
Заключение
Таким образом, работник, занятый во вредных условиях труда, должен обеспечиваться спецодеждой за счет предприятия. Последнее не может взимать плату с сотрудника. Выдача и возврат СИЗ осуществляются в соответствии с законодательно установленными правилами.
При увольнении работник должен вернуть одежду организации, выкупить ее по остаточной цене, а при утрате или порче — возместить ущерб. В некоторых случаях спецодежда списывается в момент ее передачи специалисту.
Удержание за спецодежду при увольнении работника
Одним из важных моментов при уходе с предприятия является возврат спецодежды, выданной работодателем ранее. Этот этап логичен, так как считается частью взаимных расчетов с нанимателем. Средства защиты выдаются работающим для выполнения их профессиональных обязанностей, но не являются их собственностью. При увольнении работник должен сдать предоставленные ему СИЗ либо выкупить их. Оба варианта приемлемы, но каждый из них имеет свои особенности бухгалтерского учета и отражения в документации.
Удержание за спецодежду при увольнении производится по остаточной стоимости.
Средства специальной защиты
Средства коллективной и индивидуальной защиты позволяют сохранить жизнь и здоровье работников. Особой категорией выделяют именно спецодежду, которая обеспечивает защиту весьма уязвимого человеческого тела от воздействия внешних производственных факторов.
В соответствии со статьей 209 Трудового кодекса РФ средства специальной защиты позволяют оградить человека от вредных и опасных факторов, которые воздействуют на них при исполнении рабочих обязанностей, а также избежать загрязнений. Средства индивидуальной защиты (СИЗ) помогают предотвратить те последствия, которые невозможно устранить при помощи коллективной спецзащиты. К тому же они могут быть подобраны индивидуально, что способствует повышению уровня защищенности.
Средства индивидуальной защиты производятся в соответствии с правилами технического регламента Таможенного союза «О безопасности СИЗ» ТР ТС 019/2011.
Порядок выдачи спецодежды
Каждый наниматель разрабатывает свои правила по СИЗ, исходя из государственных нормативов. Установленные по закону условия не могут быть ухудшены, но при желании их можно доработать и улучшить.
Порядок выдачи средств индивидуальной защиты имеет важное и незыблемое условие – обеспечение спецодеждой и спецобувью должно быть произведено до того, как работник приступит к своим непосредственным обязанностям. Наниматель не может допустить сотрудника к труду, если он не имеет СИЗ или что-то из выданных средств пришло в негодность.
Каждый предмет индивидуальной защиты имеет свой ограниченный срок действия, который также регламентируется законодательными нормами. Увеличивать их самостоятельно нельзя. Для функционирования системы обеспечения СИЗ новых и уже работающих сотрудников ведется особый учет. На каждого работника заводится карточка спецодежды, в которой отмечается:
- Требуемая комплектность.
- Фактическая обеспеченность.
- Дата выдачи.
- Начальная стоимость.
- Срок эксплуатации.
Ежемесячно бухгалтерия производит амортизацию СИЗ, что удешевляет их. К концу срока носки цена СИЗ достигает нуля, а сама одежда или обувь меняется на новую.
Что относится к спецодежде
Далеко не все сферы деятельности требуют обязательного обеспечения СИЗ. Существуют установленные списки профессий, которые не могут обойтись без специальной одежды и обуви. При классификации должностей к следующим направлениям:
- Торговые предприятия.
- Сельскохозяйственные отрасли.
- Деревообрабатывающие и лесозаготовительные организации.
- Медицинские учреждения.
- Рыболовецкие предприятия.
- Отрасли по добыче и переработке полезных ископаемых.
- Химическая и металлургическая промышленность.
- Строительные организации.
- Научно-исследовательские сферы.
В пределах каждой отрасли есть свои классификации обязательных специальных средств защиты. Они разнятся в зависимости от того, какие именно функции выполняет работник. В большинстве случаев служащие ИТР не нуждаются в спецодежде, если они не выходят на территорию предприятия и не осуществляют инспекционные осмотры.
- Верхнюю зимнюю одежду – теплые куртки, тулупы, ватные штаны, полушубки.
- Верхнюю демисезонную – плащи, легкие куртки.
- Спецодежду для постоянной носки – комбинезоны, костюмы.
- Халаты.
- Футболки.
- Кепки, шапки и иные головные уборы.
- Рукавицы и перчатки.
- Спецобувь по сезонам.
В рамках указанной классификации СИЗ различается по плотности материалов, а также их качественным характеристикам. Есть профессии, которые требуют обязательных хлопчатобумажных изделий, другие же, напротив, имеют плотную и непромокаемую структуру. Отдельным классом идут невоспламеняющиеся материалы.
Порядок списания
Каждая выданная единица СИЗ имеет свои сроки эксплуатации, которые указаны в личной карточке работника.
При получении одежды или обуви он расписывается под датой выдачи, с которой собственно и начинается обратный отсчет. Когда время носки вышло, СИЗ подлежит списанию. Обычно данный процесс выглядит следующим образом:
- Изношенная спецодежда или спецобувь должна сдаться ответственному работнику. В реалиях современной экономии и рационального использования материалов, выношенные СИЗ, могут быть отправлены на ветошь или на дальнейшую переработку вторсырья.
- Сотрудник, занимающийся приемкой-выдачей СИЗ должен оформить принятые вещи и сразу же выдать новые.
- Работник, который производит сдачу спецодежды, расписывается в акте приемки и бланке получения.
Иногда возврат СИЗ происходит раньше указанного срока, когда выданные средства были испорчены раньше установленного срока. Оставить без спецодежды работника нельзя, поэтому он в любом случае должен быть обеспечен заменой. Но если будет доказано, что в порче СИЗ виновен сам его владелец, то убытки удержат с него.
Возврат специальной одежды
При увольнении сотрудник обязан подписать обходной лист, в нем, в том числе прописана обязанность сдать выданную ранее спецодежду и иные средства защиты, выданные нанимателем. Такое правило может не соблюдаться только в одном случае, если спецзащита была приобретена на свои деньги. Однако законодательство РФ обязывает именно работодателей закупать СИЗ за собственные средства и обеспечивать ими сотрудников в полном объеме.
Для возврата специальных защитных средств увольняющийся обязан сначала взять выписку из личной карточки СИЗ о том, какие единицы за ним числятся. Затем по списку собрать все вещи и передать их кладовщику или иному сотруднику, отвечающему за их выдачу. Если вещи были получены недавно, но имеют явные следы порчи, то работодатель должен создать комиссию по приемке, чтобы оценить степень износа.
После того как спецодежда по списку сдана приемщик подписывает обходной лист. Возврат СИЗ может быть частичным или вообще не осуществляться, если сроки носки подошли к концу.
Удержание стоимости при увольнении
Увольняющийся человек имеет полное право выкупить выданную ему спецодежду и обувь частично или полностью. Многие наниматели это приветствуют особенно в тех случаях, когда она шилась не на стандартные размеры или отслужила уже больше половины срока. Как правило, выдать их повторно уже не получается и их необходимо списать с потерей остаточной стоимости.
Удержание за СИЗ производится в следующем порядке:
- Бухгалтерия подготавливает справку о стоимости указанных единиц. Для этого производятся амортизационные списания, если они не были сделаны ранее.
- Первичная цена на одежду должна быть также документально обоснована.
- Итоговая сумма удерживается из расчетных средств увольняемого.
Обратите внимание, что удержание может производиться двумя путями:
- Автоматическим вычитанием из зарплаты, начисленной увольняемому. Здесь важно соблюдать нормы ТК, которые устанавливают, что удержать можно не более 20%.
- В добровольном порядке, при котором сам работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой вычесть из его начислений остаточную стоимость спецодежды. Фактически в этом случае производится реализация СИЗ гражданину.
Второй вариант наиболее предпочтительный, так как не имеет ограничений по сумме и позволяет бухгалтерии, не обращая внимания на общую сумму расчетной компенсации, произвести удержание.
Порядок возмещения ущерба
При отсутствии со стороны работника желания сотрудничать добровольно наниматель имеет право возместить причиненный ему ущерб иными способами.
Практика трудовых взаимоотношений располагает массой примеров, когда при увольнении сотрудник не желает возвращать спецовку либо отдает ее в довольно потрепанном виде, несмотря на то, что выдана она была сравнительно недавно и не должна выглядеть подобным образом. Во всех спорных случаях наниматель обязан засвидетельствовать ущерб документально. Чтобы доказать факт порчи, правомерно будет создать комиссию, которая даст оценку принятым СИЗ. Все сведения документируются актом приемки, в котором указывается процент износа. На основании акта выносится решение об удержание стоимости испорченного имущества из зарплаты работника.
Имея на руках такой акт, бухгалтерия враве производить вычет из доходов увольняемого в размере, не превышающем один оклад.
Если по тем или иным причинам решить проблему самостоятельно сторонам не удается, то руководство организации может инициировать судебное разбирательство, обратившись с иском о возмещении нанесенного материального ущерба.
Судебная практика
Октябрьский городской суд Республики Башкортостан принял к рассмотрению исковое заявление от ООО «Ойл-Сервис». Представитель организации обратился в суд с просьбой взыскать с уволившегося работника сумму за невозвращенные средства индивидуальной защиты. По существу дела было сообщено следующее:
- В организации трудился работник, который исполнял обязанности машиниста подъемника.
- В связи со спецификой профессии сотрудник был обеспечен спецодеждой в виде утепленного мужского костюма и спецобувью, в виде зимних сапог.
- Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию и в законные сроки контракт с ним был, расторгнут.
- Однако при расчете он не вернул выданные ему СИЗ.
Работодатель пытался решить вопрос мирно и посылал письменные запросы уволенному с просьбой вернуть СИЗ или деньги, но ответы на них так и не были получены.
На заседание суда ответчик не явился, поэтому было принято заочное решение. Так как заявитель аргументировал остаточную стоимость выданной спецодежды и подтвердил ее документально, то судья полностью удовлетворил исковые требования и установил взыскать с ответчика не только причиненный ущерб, но и сумму уплаченной госпошлины за поданный иск.
