Как оформить электронную трудовую книжку впервые

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (например, в ней указываются награды за успехи в работе, а также сведения об увольнении или переводе сотрудника на другую работу).

Что такое электронная трудовая книжка?

В начале 2020 года в России ввели электронные трудовые книжки. Это означает, что начиная с 2020 года вся информация о трудовом стаже работника будет доступна в личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР) и на портале gosuslugi.ru (при наличии подтвержденной учетной записи ЕСИА).

Сведения, внесенные ранее в бумажную трудовую, в электронную внесены не будут. Так, работодатель направит в СФР информацию только за период с 01.01.2020. Старую трудовую книжку он должен выдать вам на руки.

Обязательно сохраните ее, чтобы в будущем не пришлось восстанавливать данные.

При желании работник может сам попросить внести сведения о работе до 2020 года в электронную трудовую, обратившись для этого в СФР.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Перейти на новый вид трудовой книжки можно только по своему желанию. О принятом решении необходимо было сообщить работодателю до 31 декабря 2020 года. Если вы не дали согласие на электронную трудовую книжку, работодатель продолжит вести ее в бумажном формате.

При этом в электронную версию он тоже будет вносить сведения. Поэтому при желании вы сможете в любой момент подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Если вы делаете выбор в пользу электронной трудовой книжки, возобновить ведение бумажной невозможно.

Как оформляется первая трудовая с 2021 года?

У тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года, учет всех сведений о трудовой деятельности будет вестись исключительно в электронном виде. Бумажные трудовые книжки больше не будут оформляться, будут создаваться только электронные.

С 2021 года первая трудовая — только в электронном виде

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Получить все интересующие сведения из электронной трудовой можно:

• через личный кабинет на сайте СФР;
• на Едином портале госуслуг gosuslugi.ru;
• в любой клиентской службе СФР;
• в МФЦ.

Кроме того, сведения о трудовой деятельности можно получить у работодателя по последнему месту работы, но только за период работы в этой организации. В этом случае работодатель выдает сведения в виде утвержденной формы СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем».

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

При приеме на работу информацию о трудовом стаже можно представлять в электронном виде (с цифровой подписью гражданина) или в бумажном. Получить распечатанную выписку можно:

• у бывшего работодателя;
• в клиентской службе СФР;
• в МФЦ.

Каковы преимущества электронной трудовой книжки?

Сведения о своей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки всегда можно посмотреть самостоятельно, не запрашивая выписку у работодателя.

Электронная трудовая книжка позволяет оформлять пенсию по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

Меньшая вероятность внесения в электронную трудовую книжку ошибочных данных.

Электронную трудовую книжку невозможно потерять.

Электронная трудовая книжка

Обоснованность цифровизации трудовых отношений уже ни у кого не вызывает сомнений. Законодатели активно корректируют законодательство в данной области. И осенняя сессия этого года в Госдуме обернется принятием ряда проектов федеральных законов, которые кардинально изменят кадровый документооборот.

К чему готовиться – расскажем далее.

Итак, в Госдуме на рассмотрении находится несколько законопроектов о внесении изменений в Трудовой кодекс, касающихся цифровизации трудовых отношений:

• № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
• № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора).

Причем первый законопроект уже прошел первое чтение, и депутаты поддержали переход на цифровой формат трудовых книжек. И хочется нам или нет, но готовиться к изменениям нужно заранее.

Электронная трудовая книжка

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. И в настоящее время эти книжки ведутся исключительно в бумажном виде.

С 2020 года планируется ввести электронную трудовую книжку. То есть книжка как документ будет реализована и в цифровом формате. Но никто пока не отменяет бумажные книжки, которые ведутся работодателями сейчас. Законодатели предусмотрели переходный период (весь 2020 год), в течение которого каждый работник может выбрать, в каком виде вести его трудовую книжку.

То есть переход на электронные трудовые книжки добровольный.

К сведению: при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.

По законопроекту Трудовой кодекс дополняется ст. 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности включают информацию о трудовом стаже работника, о нем самом, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, основаниях расторжения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФ РФ.

Не стоит думать, что если работодатель будет все передавать в электронном виде в ПФ РФ, то работник не сумеет посмотреть, так сказать, «записи» в трудовой книжке. Он может их получить несколькими способами:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) – на бумажном носителе или в форме электронного документа;
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в Пенсионном фонде – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа;
• с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) – в форме электронного документа.

Полагаем, цифровизация трудовых книжек позволит работникам оперативно получать доступ к информации о трудовой деятельности, дистанционно оформить пенсию по данным лицевого счета без документального подтверждения, а работодателю – снизить издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек и минимизировать ошибки и неточности в сведениях о трудовой деятельности работников.

Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?

Кроме изменения Трудового кодекса планируется изменить Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Согласно законопроекту № 748744-7 в ПФ РФ работодатели будут передавать следующие сведения по каждому сотруднику:

• место работы (наименование работодателя и сведения о его переименованиях);
• выполняемая сотрудником работа и периоды работы (должность (специальность, профессия), квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение, где работает сотрудник);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий);
• основания расторжения трудового договора.

Как видим, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. При этом фонд уже разработал формы, по которым работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) и выдавать их работнику (СЗИ-ТД).

По форме СЗВ-ТД в ПФ РФ сведения нужно будет подавать обо всех принятых и уволенных работниках, а также о тех, с кем произошли кадровые изменения (например, перевод). Делать это надо будет ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отражая информацию только о работниках, кадровые перестановки в отношении которых были произведены в прошедшем месяце. Это в 2020 году.

А с 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Форму СЗИ-ТД нужно использовать, чтобы предоставить сведения трудовой книжки работнику по его запросу. Соответственно есть вероятность, что ее придется применять чаще, особенно на первых порах. Кроме того, эту форму нужно будет применять, передавая работнику соответствующие сведения в день его увольнения.

Как организовать переход на электронные трудовые книжки?

2020 год – старт перехода на электронные трудовые книжки. Работодателям нужно уже сейчас начать готовиться к этому.

Во-первых, проанализируйте, потребуется ли корректировать локальные нормативные акты учреждения или разрабатывать новые. Если необходимо – займитесь этим, ведь, возможно, еще понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично – с коллективным договором.

Во-вторых, нужно оценить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ.

Ну и в-третьих, нужно уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом уведомлении нужно указать на право работника выбора (по заявлению) ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Кроме того, нужно сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается и она будет выдана ему на руки; сведения о трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

С переходом на электронную трудовую книжку связан естественный вопрос: что будет с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69)? Их не отменят. Однако, вероятнее всего, существенно скорректируют.

В настоящее время Минтрудом подготовлен проект приказа об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек. По большей части в этот проект перенесены нормы из ныне действующих правил ведения и хранения трудовых книжек, но отменены некоторые устаревшие требования. Например, если приказ будет утвержден, то работодателям не потребуется:

• скреплять сургучной печатью или пломбировать приходно-расходную книгу и книгу учета и движения трудовых книжек;
• знакомить работника под подпись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
• заверять подписью работника при его увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя.

Подведем итог

Чтобы работник сохранил бумажную книжку, он должен подать работодателю соответствующее заявление. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую нужно продолжать вести одновременно с электронной.

Вместо внесения записей в трудовую книжку работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности работника в ПФ РФ. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения должны будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?

Долгие обсуждения по поводу электронных трудовых книжек закончились – с 1 января все работодатели без исключения должны на них перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки.

Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:

• от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;
• от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.

Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:

• проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
• порядок заполнения формы СЗВ-ТД;
• проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;
• порядок заполнения формы СЗИ-ТД;
• формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

• в МФЦ;
• в ПФ РФ;
• на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор	___________	/_______________________/
(подпись)	(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен	___________	/_______________________/
(подпись)	(Ф. И. О.)

Заявление работника может быть таким:

Заявление

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

• в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);
• в датах приемов, переводов, увольнений;
• в названиях организаций и должностей;
• в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;
• в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;
• в записях о постоянных переводах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст.

66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.

При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

Какую трудовую книжку заводить в 2022 году при приеме на работу

При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

1. Человек впервые устраивается на работу.
2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Кто должен заводить электронные трудовые книжки с 2022 года

В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Как перейти на электронные трудовые книжки

У всех, кто работал в 2020, 2021 или 2022 году, уже есть электронная трудовая книжка. Перейти на ЭТК нужно только двум категориям сотрудников:

• после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
• до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Пример записи о переходе в бумажной трудовой

Порядковый номер записи

Дата выдачи трудовой книжки на руки

«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Дата подачи заявления

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Как вносить сведения в электронную трудовую

Все изменения в штате надо отражать в форме СЗВ-ТД, которую ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в форму:

• информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
• информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
• сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
• информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать форму надо каждый раз, когда:

• сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.

Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

1. Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
2. Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.

Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

Как работник получит сведения о стаже

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления.

Справка может быть бумажной и электронной.

Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.

На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки».

В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Плюсы для работодателя:

Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

• уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
• начать сдавать форму СЗВ-ТД;
• внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Что важно запомнить

1. В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.