Срок хранения судебного письма на почте

Срок хранения писем на почте России зависит от вида корреспонденции. Отделение при поступлении регистрационного письма отвечает за сохранность в разные периоды, они ограничены. Почтальоны обязаны разнести по адресам уведомления, которые в рабочее время будут выданы получателям посылок или заказных писем.

Прийти за получением нужно с удостоверением личности и заполненной квитанцией. Срок хранения писем на почте России не превышает месяца, затем сотрудником будет оформлен возврат отправителю.

Основной почтовый оборот

Технический прогресс принес с собой новые средства связи — телефон, сообщения, электронную почту. Но некоторые люди по-прежнему пишут письма и отправляют посылки «по старинке».

Неизменным остался и срок хранения писем на почте России — сотрудники имеют права держать у себя посылки не более 30 дней. Причина кроется в большой загруженности отправлениями из интернет-магазинов. В настоящее время отделения принимают обычные письма, заказные и ценные. Кроме них вы можете отправить:

• посылки;
• бандероли;
• денежные переводы.

Граждане могут получить деньги, посланные:

• частным лицом;
• организацией;
• ПФР.

Отправления могут быть доставлены следующими путями:

• наземным;
• воздушным;
• морским.

Прежде чем отправиться с одной точки в другую, начать отсчет срока хранения писем на почте России в месте окончательной доставки, сотрудники сортируют их в специальных пунктах. Затем почтальоны разделяют корреспонденцию по адресам. Каждый человек при этом обслуживает свой территориальный участок.

Особенности письменной корреспонденции

Письма бывают 2 категорий:

• внутренние;
• международные.

Внутренними считаются письма, открытки, бандероли, пересылаемые по территории России. К международным относятся отправления через границу РФ в другие государства. Письма отличаются по форме пересылки и бывают:

• простыми;
• регистрируемыми;
• ценными.

Простые письма отправляют в конвертах без квитанций. Их вручают без предъявления удостоверения личности, распределяя по почтовым ящиками в соответствии с указанным на обложке адресом.

Регистрируемые отправления считывают операторы на почте, выдают квитанцию отправителю и уведомление получателю. Адресат может получить посылку только если предъявит паспорт, заполнит графы в квитанции и распишется о доставке. Некоторые отправления оценивают, стоимость ставят на конверте и в описи.

Ценные письма передают открытыми, чтобы владелец смог сверить содержание с перечнем.

Нестандартные письма

В особом конверте с отметкой пересылают документы, сертификаты и даже отчеты. Стандартные послания почтальон размещает по ящикам, не заботясь об их дальнейшей судьбе. Но с конвертом, где стоит отметка «заказное» таким способом поступить нельзя. В нем важная информация от налоговой, страховой службы или государственного органа. Отправитель заполняет отдельное уведомление, которое вручается адресату под личную подпись после предоставления паспорта.

С этого времени начнет истекать срок хранения заказного письма на почте России.

Если через 5 дней послание остается на месте, оператор отправляет повторное извещение. Больше месяца заказная корреспонденция не хранится, ее отправляют назад. Но есть и исключения.

К примеру, если получатель болен, он может отправить своего представителя с доверенностью и ходатайством о продлении срока на 2 месяца.

Контроль над отправлением

Отслеживание заказного письма почты России происходит на ее официальном сайте. Сервис предоставляет такую услугу. Для этого нужно ввести 14 цифровых знаков почтового идентификатора. Этот номер указан на квитанции, которую получает отправитель. Цифры без пропусков и скобок заносятся в поле в соответствующем разделе.

Существует общероссийская автоматизированная система, в ней ведется учет и контроль над перемещением отправлений. Поиск предоставляет данные о статусе письма на текущий момент.

Судебная доставка

Срок хранения судебных писем на почте России значительно сокращен. Основанием служит важность посланий, они ограничены периодом своей действительности. Если за 7 дней подобное извещение не будет получено, его сразу отправляют по адресу судебной инстанции.

В таких посланиях может быть:

• повестка, где сообщают, когда участнику судебного разбирательства явиться на заседание;
• решение суда;
• судебное определение или постановление.

Письма из судебной канцелярии приходят, отмеченные специальной штамповкой, сопровождает их уведомление. Серьезность письма требует такого же отношения из-за содержимого отправления, которое по причине задержки становится не актуальным.

Если получатель пропустит срок, и письмо будет доставлено обратно в канцелярию, исполнитель отметит формальное выполнение процедуры. Заседание пройдет без получателя, который проигнорировал приглашение. Результат можно опротестовать, подав иск об отсутствии вины по причине неполучения повестки, при условии, что на уведомлении не будет стоять личная подпись. В качестве оправдания не подойдет довод о том, что получатель не знал, сколько времени хранится письмо на почте России.

Незнание законов в России не считается уважительным обстоятельством.

Ценное отправление

Срок хранения ценных писем на почте России ничем не отличается от простых и заказных. Больше месяца их не держат в отделении. От других отправлений они отличаются внутренним содержанием. Обязательным условием служит вложенная опись из 2 экземпляров. Один лист остается отправителю, другой помещают в конверт.

По истечению срока письмо подлежит обратной доставке. Если и в этом случае никто за конвертом не обращается, после 6 месяцев хранения оно переходит в ранг невостребованных и подлежит уничтожению.

С какого времени начинается оплата?

На почте действуют общие правила:

1. Вся корреспонденция, которую регистрируют, по истечении сроков отсылается обратно. При этом отправитель должен оплатить почтовые расходы. Если поступает отказ, то письма будут ликвидированы.
2. Простые конверты с открытками не пересылают, они остаются в отделении. Их ликвидируют только через полгода.

При получении заявки на продление ценных отправлений, они будут ждать адресата в течение 2 месяцев, но за отдельное вознаграждение. Оплата начинается после поступления 2 извещения. Регламентирует доставку почтовых отправлений Гражданский кодекс статьями 191, 192.

Разработаны различные нормативные акты и правила оказания услуг работниками почты, где указан порядок по приему и вручению корреспонденции всех видов. Спорные вопросы с населением решаются с помощью внутренних распоряжений, локальных актов. Но до суда стараются не доводить, решают вопросы мирным способом.

Как бы то ни было, лучше соблюдать сроки хранения писем и своевременно проверять полученную корреспонденцию.

Юристы против почты: когда судебные извещения становятся вашей проблемой

Главное, что интересует юристов в судебных извещениях, – были ли они надлежащими. Отправка письма по всем правилам вовсе не гарантирует, что вы его получите, зато может лишить возможности принять участие в разбирательстве. И наоборот, нарушение почтовых инструкций грозит пересмотром дела в суде, даже если адресату прекрасно известно о процессе.

Похожие проблемы могут возникнуть и между сторонами спора, которые обязаны делиться друг с другом документами. Юристы-практики ответили, что делать, если извещение о судебном заседании пришло слишком поздно или не было получено по юридическому адресу, и как поступить, когда контрагент прислал пустое письмо или газету вместо искового заявления. Эксперты рассказали, какие ошибки доставки можно использовать к своей выгоде и как противодействовать затягиванию процесса с помощью почты.

1. Какие самые частые ошибки почты можно использовать как аргумент ненадлежащего извещения?

1) Возврат судебного письма раньше семидневного срока

В делах № А40-69025/2015, № А40-68987/2015 суд признал законным привлечение Почты России к административной ответственности за нарушение сроков хранения судебной корреспонденции, приводит пример старший юрист DS Law.

2) Всего лишь одна попытка вручить почтовое извещение

Сотрудники почтовой службы ограничиваются одним уведомлением, после которого возвращают письмо отправителю, но по правилам полагаются две попытки, говорит Воронина. В деле № А40-95039/2016 АС Московского округа направил дело на пересмотр, потому что третьему лицу направили лишь одно извещение.

3) Извещение вручено несовершеннолетнему по адресу регистрации участника дела

Если почтальон отправился по домашнему адресу в рабочее время, то извещаемый может быть на работе, зато дома находится его ребенок (например, старшеклассник), приводит пример юрист отдела корпоративной практики юрбюро «Падва и Эпштейн» Станислав Кошкидько. Если почтальон не задумываясь вручит извещение несовершеннолетнему – оно будет считаться ненадлежащим, сообщает юрист.

2. Что делать, если извещение пришло слишком поздно (и что в судебной практике считается «слишком поздно»)?

Ст. 121 Арбитражного процессуального кодекса указывает, что уведомление о дате заседания должно быть отправлено минимум за 15 дней (правда, не говорится, когда оно должно быть получено). Впрочем, в большинстве случаев этого хватает для ознакомления с делом и формирования позиции, утверждает старший юрист DS Law Татьяна Воронина. Что касается Гражданского процессуального кодекса, он не называет конкретный срок, но времени «должно быть достаточно, чтобы подготовиться».

Вообще, «слишком поздно» – это такая категория, которую суд оценивает исходя из конкретных обстоятельств, рассуждает партнер, руководитель судебной практики «Инфралекс» Юлия Карпова. Если извещение пришло за один-два дня до заседания, это не поможет отменить судебный акт, зато станет аргументом, чтобы отложить заседание, отмечает Иван Стасюк из юрфирмы «Ильяшев и партнеры». Но не стоит рассчитывать, что ходатайство об отложении наверняка удовлетворят, предупреждает он.

Чтобы повысить свои шансы, надо дать суду понять, что вы возражаете не только по формальным основаниям, но и по сути. Для этого Стасюк советует представить хотя бы предварительные возражения.

С 1 января 2017 года в ГПК, возможно, все-таки появился конкретный ориентир для определения критериев разумного срока в судах общей юрисдикции, предполагает Воронина. Ч. 7 ст. 113 ГПК устанавливает, что информирование о движении дела в Интернете по делам с сокращенным сроком рассмотрения происходит не позднее трех дней до начала судебного заседания или другого события.

3. Что делать, если письмо пришло пустое?

Если письмо без описи, то достоверно доказать его содержание трудно, утверждает Воронина, но можно использовать косвенные «улики», например, вес отправления: «Если оппонент заявляет, что переслал вам документы на 15 листах, то они должны весить не меньше 150–180 граммов. А значит, в 30–50-граммовом письме не могло быть таких вложений». Карпова советует актировать вскрытие корреспонденции с участием сотрудников почты, получателя, независимых лиц.

В любом случае, стоит самостоятельно ознакомиться с делом, чтобы как следует подготовиться к заседанию, подчеркивает Стасюк.

4. Что делать, если опись вложения не соответствует описанию?

По идее, сотрудник почты должен проверять, совпадает ли опись письма с его содержанием, но на практике этого никто не делает, говорит Максимилиан Гришин из юрфирмы «Ильяшев и партнеры». Если есть подозрение, что контрагент положит вместо искового заявления газету – конверты стоит открывать при нотариусе или прямо на почте с составлением акта, советует Гришин. О возможности вскрыть конверт на почте напоминает и Воронина.

По ее словам, достоверность описи надо опровергать актом, который составляют работники отделения по форме Ф.51-в. Иначе даже неверная опись сохраняет силу доказательства.

5. Если извещение не было получено по юридическому адресу или месту регистрации

К сожалению, в большинстве случаев ничего не исправить. И лучше заранее позаботиться, чтобы адрес в документах был указан верно. Лица сами несут риск неполучения корреспонденции по своему адресу (ч.

4 ст. 123 АПК), говорит Карпова: «Как показывает опыт, у судов довольно жесткая позиция по этому вопросу». В то же время обычно считают ненадлежащим извещение по неточному адресу, например, если в ЕГРЮЛ указан номер дома и офиса, а на конверте – только номер дома, подсказывает Стасюк.

Воронина делится еще одной историей. Истец в заявлении написал адрес для связи по месту регистрации, а в доверенности его представителя был указан другой. Впоследствии суд направлял повестки лишь по одному из них, истец их не получал, а потом пожаловался в апелляцию.

Она согласилась с тем, что корреспонденцию надо было высылать в оба адреса, которые известны суду.

6. Что делать, если забыли известить контрагента/суд о смене адреса?

Вспомнить и известить, отвечает Гришин. Хотя к исковому заявлению в суд прикладывается актуальная выписка из ЕГРЮЛ и доказательства соблюдения претензионного порядка, забывчивость все равно может подпортить нервы, говорит юрист «Ильяшева и партнеров». Суд потом просто не примет аргумент, что вы не получали письма в связи со сменой адреса, поясняет Кошкидько.

А если сообщить оппоненту об изменении лишь устно, он может этим воспользоваться и продолжать отправлять документы на старый адрес, предупреждает юрист «Падвы и Эпштейна».

7. Можно ли доказать, что письмо отправлено «задним числом»?

Технически сфальсифицировать отправку в настоящее время сложнее, чем раньше, утверждает Гришин. По его словам, Почта России закрывает реестры в конце дня и «дописать» туда что-либо просто невозможно. Если письмо все-таки отправлено «задним числом», это понятно из трекинга, который вполне себе является доказательством, по крайней мере, в арбитражных судах, делится Гришин.

Но если письмо простое, то трекинг не придет на помощь. Однажды жалоба поступила в суд через полгода после того, как истек срок на ее подачу, рассказывает Карпова. Тем не менее штамп на простом письме показывал, что оно отправлено как раз полгода назад.

Установить дату фактической отправки помогло лишь внутреннее расследование в почтовой организации, делится Карпова.

8. Как затягивают судебный процесс при помощи почты? Как этому противостоять?

П. 3–5 ст. 65 АПК предписывает раскрывать доказательства до их предоставления в суд. Но если они направлены другой стороне за день (или в день) заседания, то это и злоупотребление правом, и затягивание процесса, не сомневается Гришин. Продлить разбирательство поможет и иностранное лицо, которое невзначай начинает участвовать в процессе.

Ведь по-хорошему его нужно извещать согласно требованиям Гаагской конвенции 1965 года, рассказывает юрист «Ильяшева и партнеров». Адресаты могут долго не получать корреспонденцию, продолжает Кошкидько.

Чтобы противостоять затягиванию, юристы рекомендуют занимать активную позицию. Например, можно попросить суд оформить судебное поручение и самим вручать корреспонденцию определенному лицу. «Суды на это охотно соглашаются», – уверяет Кошкидько.

9. Как правильно сформулировать в договоре условия об извещениях?

Проще всего ничего не писать, категоричен Гришин. Тогда физлицо будут извещать по последнему известному адресу регистрации (пребывания), а компанию – по адресу местонахождения, который есть в открытом доступе в ЕГРЮЛ (как и полагается по закону). «Контрагентов меньше всего волнует ваша проблема с большим числом представительств, филиалов, офисов, складов и так далее», – объясняет Гришин. А Кошкидько советует указать в договоре адрес из ЕГРЮЛ и почтовый (даже если он совпадает с юридическим).

По словам юриста, также можно предусмотреть, что документы направляются по электронной почте, а потом обязательно оригиналами по обычной почте, особенно если это срочно.

10. Новые способы извещений в суде – работают ли?

На самом деле, СМС-извещения не новость, в судах общей юрисдикции их начали вводить три-четыре года назад, а в арбитражах и того раньше, поправляет Гришин. Единственное «но», по его словам, в том, что суд не получает сведений, что извещение действительно получено, и именно адресатом. Но на практике автоматическая система извещений оставляет желать лучшего и только осложняет всем жизнь, уступая известной схеме «почта-телефон-телеграф», сожалеет Гришин. Способ СМС-оповещений сам по себе удобный, но плохо работает, вторит Кошкидько. «Несколько раз при подаче исков в суде общей юрисдикции письменно соглашался на СМС-уведомления.

И ни разу не приходили», – делится опытом юрист.

11. Как можно улучшить извещения?

Будущее, безусловно, за электронными способами уведомления, которые уже применяются в арбитражных судах, признает Воронина. С 1 января 2017 года изменения внесли и в ГПК: теперь госорганы и юрлица после первого извещения также обязаны самостоятельно отслеживать информацию на официальных сайтах судов. Но правила толком не продумали, отмечает эксперт. АПК обязывает приобщать к делу доказательства, в какой день и время сведения были размещены на сайте суда, но в ГПК такого нет. «Непонятно, как доказать, что информацию загрузили на интернет-страницу позже, чем указано», – разводит руками Воронина.

По ее мнению, надо обязать суды общей юрисдикции фиксировать дату и время размещения информации. А Кошкидько считает одним из самых серьезных недостатков некомпетентность сотрудников почтовых отделений. «Нельзя говорить за всех, но почта должна больше внимания уделять кадрам», – подытоживает он.

• Административный процесс, Вопросы-ответы
• Арбитражный процесс, Суды и судьи, Гражданский процесс
• ГПК РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ (АПК РФ)
• Почта России

Все, что вам надо знать о юридически значимой переписке: бумажной и электронной

В любимых нами американских сериалах часто встречается эпизод, когда притворяющийся курьером или случайным прохожим человек вручает герою увесистый пакет и сообщает, что тому пришла повестка. Герой меняется в лице: он понимает, что деваться некуда, повестку он получил. Лео Месси, чтобы сообщить «Барселоне» плохие новости, использовал специальную испанскую технологию доставки сообщений, которая называется “бюрофакс” (собственно, заинтересовавшись кейсом Лео, мы и решили затронуть эту тему).

В России тоже бывают случаи, когда нужно не просто отправить документ, а еще и зафиксировать факт его отправки и получения. Например, если нужно уведомить работодателя об увольнении, сообщить компании о прекращении договора или отправить производителю претензию к качеству товара. В подобных случаях закон предусматривает использование юридически значимых сообщений.

Про юридически значимую переписку в сети можно найти много мифов – вроде «я не открою письмо с повесткой, значит, я его не получу, и мне ничего не будет» или «отправлять заказное письмо электронно – ненадежно». В этой статье мы собрали ответы на самые популярные вопросы, которые касаются обмена юридически значимыми сообщениями в России, чтобы вы точно знали зачем, когда и как ими правильно пользоваться.

Что такое юридически значимые сообщения

К юридически значимым сообщениям Гражданский кодекс РФ относит разные форматы передачи информации, но все они преследуют одну цель — донести сведения, имеющие юридический вес. Другими словами, чтобы можно было использовать этот факт в суде и убедительно доказать, что мой контрагент все же получил мое сообщение. Такие сообщения выполняют две основные функции: выступают основанием для появления, изменения или прекращения прав и обязательств, а также определяют дату наступления правовых последствий.

Какими они бывают?

Видов юридически значимых сообщений много – юристы придумали и пользуются массой разных форматов: заявления, обращения, уведомления, требования, разрешения и другие. Правильнее сортировать их по целям, для которых они используются.

Информативные сообщения уведомляют о смене реквизитов, гендиректора, адреса, позволяют официально запросить информацию, уставные документы для проверки контрагента.
Регулятивные сообщения нужны для обмена договорами, актами, дополнительными соглашениями, а также для уведомления о прекращении действия договора.
Есть правообеспечительные сообщения: досудебные претензии, связанные с неисполнением обязательств или плохим качеством товара, а также требования об оплате задолженностей и тому подобное.

Важно, что сообщения эти бывают как бумажными, так и электронными. Их главное свойство – то, что юридические последствия совершенно точно наступают в момент доставки. С этим и связан самый большой миф.

Если я не приму письмо у почтальона или не открою его в личном кабинете – считается, что я его не получил?

Если почтальон пришел и не застал вас, или же вы отказались от получения, на извещении все равно ставится отметка о том, что вас известили. То же самое будет, если вы решите не открывать электронное уведомление. Но такой расклад не в ваших интересах.

Потому что по факту вы письмо не прочитали, но с точки зрения закона формально извещены и начинаете нести ответственность. Такая норма установлена Гражданским кодексом. В п. 1 ст. 165.1 ГК РФ написано, что отправление считается доставленным даже в тех случаях, когда оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него (это важно!), не было вручено или тот не ознакомился с ним.

А это значит, что если вы указали неверный адрес, не живете там, куда пришло письмо или не забираете его в отделении – все равно считается, что вы его получили. Резюмируя: адресат сам отвечает за получение и неполучение юридически значимых сообщений.

Точно так же суд не принимает аргумент о сломанном почтовом ящике. Считается, что получатель должен сам беспокоиться о сохранности ящиков.

Чтобы не пропускать письма и уведомления о них, можно подключить электронную доставку в мобильном приложении Почты. Для этого зайдите в раздел «Еще», там выберите «Настройки» и включите бегунок в разделе «Госпочта».

Эта услуга выручает, если вы не живете по месту прописки или часто переезжаете, но при этом хотите быть в курсе всех важных сообщений. После подключения вы будете получать письма, где бы ни находились, и сможете отвечать на них из личного кабинета.

Если получатель не заходит в личный кабинет для получения ЭЗП, то как только истечет срок хранения, письму присвоят статус «возвращено в связи с истечением срока хранения». Как и в случае с бумажными письмами, такой статус означает, что отправитель вас уведомил.

Как отправлять юридически значимые сообщения

Юридические последствия для получателя возникают в момент доставки, поэтому
в интересах отправителя передать сообщение так, чтобы получить доказательство того, что адресат его принял. Если дело дойдет до судебного спора, то самым надежным подтверждением вручения будет письменное, а не устное уведомление.

Есть четыре способа передать юридически значимое сообщение.
Cамый надежный способ – отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении. Заказное письмо можно отправить как на бумаге, так и электронно (кстати, для электронного взаимодействия это единственный возможный вариант). Помимо него есть еще три способа передать документы на бумаге:

1. вручить лично;
2. доставить курьером;
3. переслать ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.

Как правильно вручать юридически значимые уведомления лично?

Очевидно, не стоит передавать документы «из рук в руки» без подписи. Доказать такое вручение в суде будет невозможно. Подпись надо получить на втором экземпляре документа: в отметке должны быть указаны фамилия и инициалы получающего, подпись, дата получения и текст «документ получен».

Передавать уведомление необходимо только тому, кому оно адресовано, или его уполномоченному представителю.

Если человек не хочет принимать документ и ставить отметку, то есть другие способы вручить уведомление. Для этого понадобятся два живых свидетеля. В их присутствии можно оставить один экземпляр получателю и сделать отметку об отказе на экземпляре отправителя.

В таком случае вам надо взять у свидетелей данные – Ф.И.О., место регистрации, паспортные данные, контактные телефоны и попросить поставить подписи под отметкой об отказе.

Если юридически значимое сообщение доставляет курьер, то тут действуют те же правила, что и при личной передаче: важно письменно зафиксировать либо факт передачи, либо отказ от вручения.

Такой способ не гарантирует, что суд примет отметку от отказе как достаточное доказательство, но шансы на это, при соблюдении правил вручения, высокие.

Но все же более надежным способом остается отправка заказного письма, так как зафиксировать факт отправки через Почту проще, чем ехать лично ко второй стороне и искать свидетелей в случае отказа.

Задача заказного письма — подтвердить, что адресат получил важный документ: договор, счет, акт или претензию. Поэтому у заказных отправлений есть трек-номер для отслеживания и их вручают получателю лично под подпись или представителю по доверенности. Если адресата нет на месте – ему отправляют уведомление о том, что письмо ждет на почте.

В отличие от обычного письма, момент передачи сообщения является официальным свидетельством того, что адресат получил информацию от отправителя.

Вот тут мы уже рассказывали о том, что такое заказное письмо и как оно работает, а сейчас подробно обсудим аспект юридической значимости.

Как зафиксировать содержание бумажного письма?

Чтобы получатель не сказал, что вы отправили ему чистые листы вместо важного документа, можно составить опись содержимого. Но отправить заказное письмо с описью вложения нельзя, поэтому для подтверждения содержания оформляют ценное письмо. Ценное и заказное письма похожи – у них есть трек-номер и они вручаются лично в руки адресата под подпись.

Для оформления ценного письма с описью возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 или заполните его в личном кабинете на сайте pochta.ru.
В него нужно вписать перечень документов, их количество и объявленную ценность. Например «Досудебная претензия – 1 шт – 100 рублей». Для документов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставят прочерк.
Заполняйте бланк внимательно – в нем ничего нельзя исправлять. Возьмите с собой документы в двух экземплярах – первый вы отправите, а второй останется у вас. Письмо с бумагами передайте сотруднику отделения в открытом виде.

Он сверит содержимое конверта с тем, что указано в бланке и поставит подпись и печать.

Как отправить заказное письмо

При отправке через Почту можно выбрать вид пересылки – на бумаге или электронно, через сервис Электронных заказных писем.

При оформлении бумажного заказного письма сотрудник Почты выдаст квитанцию с уникальным номером для отслеживания и оттиском календарного штемпеля, подтверждающего дату отправки документов.

При отправке электронного заказного письма отправитель — государственный орган, компания или частное лицо — загружает письма в электронном виде в почтовую систему. Если у получателя включена электронная доставка, то мы перешлем ему сообщение онлайн, а если нет — напечатаем в центрах гибридной печати и доставим на бумаге.

А мое письмо не прочитают в печатном цехе?

Нет. Конфиденциальность переписки обеспечивается как технологиями печати, так и внутренними правилами. Процесс распечатки и упаковки электронных заказных писем устроен так, что человек не имеет доступа к содержанию.

Печать и конвертование в центрах гибридной печати автоматизированы. А у сотрудников цеха в трудовом договоре прописана уголовная ответственность за доступ к содержимому письма.

Как начать получать и отправлять заказные письма в электронном виде?

По умолчанию заказные письма и уведомления о них приходят в почтовый ящик. Но можно подключить электронное получение, и тогда заказные письма будут появляться в личном кабинете zakaznoe.pochta.ru, в мобильном приложении Почты России и на Госуслугах.

Чтобы начать получать письма электронно, зарегистрируйтесь на zakaznoe.pochta.ru, включите в настройках доставку электронных писем и укажите, куда вам могут приходить письма: адреса регистрации, проживания и работы. Помимо действующих, укажите и прошлые адреса. Если у какого-то отправителя в базе окажется ваш старый адрес, письмо до вас все равно дойдет.

После подключения сообщения начнут приходить и храниться в электронном виде в личном кабинете, где их можно будет прочитать в любое время. Через ЭЗП уже сейчас можно получать штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств.

Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.

Электронное получение можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить на бумаге. Подключение к сервису и получение писем – бесплатно. Отправка одного электронного заказного письма стоит 64 рубля 80 копеек.

Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:

• Войти в личный кабинет zakaznoe.pochta.ru, пройдя авторизацию.
• Нажать на кнопку «Новое письмо» и выбрать кому его направить — организации или частному лицу.
• Заполнить ФИО или название/ИНН/ОГРН, если письмо в адрес организации.
• Ввести адрес получателя и отправителя.
• Прикрепить PDF-файл объемом не более 5 страниц, весом до 1 МБ. Файл может содержать как текст, так и изображения или фотографии.
• Нажать «Оплатить и отправить».

Можно ли отправить юридически значимое письмо не через Почту России?

Бумажные заказные письма можно отправлять через любого оператора почтовой связи, включенного в реестр операторов почтовой связи Роскомнадзора. А вот электронные заказные письма – нет. Их могут доставлять только операторы федеральной почтовой связи, среди которых только Почта России имеет сервис для обмена электронными юридически значимыми письмами.

Если вы передаете письмо в адрес компании, то важно проследить, чтобы документ занесли в журнал регистрации корреспонденции и присвоили ему номер. Этот номер нужно будет проставить и на вашем экземпляре.

Где гарантия того, что электронное письмо отправлено без изменений?

Письмо, отправленное в электронной форме через сервис ЭЗП, сохраняется в архиве в формате pdf, где его всегда можно найти, посмотреть и если нужно – распечатать для подтверждения содержания.

Еще электронные заказные письма подписываются усиленной квалифицированной подписью, которая выступает гарантией того, что в них ничего не изменяли и что сообщение было создано именно тем, кто его отправил.

Пересылаются такие письма по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении.

Сколько хранится заказное письмо?

Срок хранения бумажного заказного письма в Почте России – 30 дней. Отсчет стартует со следующего после его прибытия рабочего дня. Когда срок истекает, письмо возвращают отправителю, который и оплачивает стоимость этой пересылки.

Если и отправитель в течение 30 дней не забирает конверт, то письмо отправляют на временное хранение и через 6 месяцев уничтожают.

Если почтовое отправление прибыло в отделение почтовой связи 1 октября, то срок хранения начнет отсчитываться со 2 октября (при условии что этот день в конкретном отделении рабочий), а закончится 31 октября. 1 ноября письмо отправят обратно.

Адресат может продлить срок хранения заказного письма до 60 дней. Для этого нужно написать заявление в свободной форме или на специальном бланке заявления-распоряжения, который выдают на почте.

Электронное заказное письмо хранится в архиве личного кабинета zakaznoe.pochta.ru бессрочно. Но вот для вручения электронного письма есть свои сроки: для обычного – 30 дней, для судебных и административных – 7 дней.

Как подтверждается факт вручения письма?

У бумажных заказных писем для подтверждения доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено».

После перехода на электронную доставку личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика. Поэтому для электронных сообщений отметка о вручении проставляется в момент, когда пользователь попадает в личный кабинет.

Что делать, если заказное письмо потерялось?

Вообще письма теряются невероятно редко. Чтобы исключить человеческий фактор из обмена юридически значимыми письмами, лучше отправлять их через сервис ЭЗП. Тогда письмо точно не потеряется из-за проблем вроде вскрытого почтового ящика.

Ну а если вы отправили заказное письмо на бумаге и оно потерялось – стоит написать заявление на розыск или претензию на недоставленное письмо.

Что делать, если получатель не хочет принимать электронное заказное письмо, а требует бумажное?

ЭЗП входят в состав письменной корреспонденции – то есть существуют в юридическом поле наравне с обычными бумажными и заказными письмами. Это подтверждается главой 6 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234. Пункт 10.

Но есть нюанс – если в договоре оговорена именно письменная коммуникация и непременно на бумаге, с наличием живой подписи и печати, то получатель имеет право не принять письмо в электронном формате, даже когда это вполне законное ЭЗП.

Как устроен обмен юридически значимыми письмами для B2B

Если нужно отправить много писем клиентам, достаточно один раз загрузить файл с сообщением в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно, они придут в личный кабинет, а бумажные мы распечатаем, упакуем и доставим вживую. Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку.

Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждый конверт нужно открыть и внести данные в свою систему.

А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.

А что делать юр.лицам, у которых юридический и фактический адрес отличаются?

Лучше, конечно, чтобы они совпадали. Но если адреса все же разные, и письма приходят на юридический адрес, где вас обычно не бывает, то стоит подстраховаться особыми правилами в договоре: во-первых, указать, что вся официальная корреспонденция должна направляться только на опредёленный адрес (почтовый), во-вторых, добавить в адресный блок электронную почту для такой переписки.

Имеет ли переписка по электронной почте юридическую силу?

Для того чтобы электронную почту признали законным каналом для обмена документами с юридической силой, нужно выполнить несколько обязательных условий.

Нужно прямо описать в договоре, что вы переписываетесь по электронной почте, и указать в договоре адрес. Само собой, это правило придется соблюдать. Когда в договоре указан определенный email, то нельзя не только направлять документы на какой-то другой адрес (даже в том же корпоративном домене), но и использовать другие электронные средства связи, не предусмотренные договором.

Если в договоре указан адрес секретаря, а вы отправили требования или счета на email директора или в whatsapp, то суд не признаёт такие сообщения юридически значимыми.

Когда переписка по email прописана в договоре, арбитражные суды могут отнестись к ней лояльно. В судебной практике описано уже много случаев, когда суд признавал законность обмена документами по электронной почте.

Чем электронное заказное письмо отличается от email?

Чтобы использовать email для бизнес-переписки, нужно предварительно договориться об этом с партнерами. А вот электронные заказные письма «Почты России» допустимо направлять без согласования: они всегда юридически значимы и на них можно спокойно ссылаться в деловых и судебных спорах. Переписка через сервис электронных заказных писем, в отличие от электронной почты, работает на основании законодательных актов, специально регулирующих такую почтовую услугу, поэтому она надежнее обычного email.

Кроме того, ЭЗП подразумевает наличие третьей стороны – Почты, которая подтверждает факт отправки и получения. В случае с электронным письмом получатель может сказать, что ничего не получал и вы не сможете доказать обратное. А если привлечете нотариуса и подтвердите факта отправки, то будет сложно предоставить суду доказательства того, что письмо было доставлено в чужой электронный почтовый ящик.

Так что приоритет по-прежнему остается за традиционными почтовыми отправлениями. А значит для бизнес-переписки лучше подстраховаться и грамотно сформулировать положения договора о том, как и куда вы будете направлять уведомления, в том числе по электронной почте.

Итог

Объем бумажной корреспонденции постепенно снижается, в 2019 году он упал на 3%. Это происходит из-за того, что отправители переходят в другие, более удобные для них каналы общения – в электронную почту, на Госуслуги. Мы видим этот тренд и поэтому создали zakaznoe.pochta.ru – удобный инструмент для электронной переписки, который ускоряет обмен письмами, снижает расходы на отправку и является более достоверным и надежным источником в случае споров.

При общем количестве письменной корреспонденции в 450 млн в год, на электронные заказные письма в 2019 году приходилось 73 млн штук, а в 2020 мы ожидаем рост до 110 млн.

С ЭЗП у отправителя появляются новые преимущества – упрощенное оформление писем, долгое хранение, доступ к архиву. И на сегодня только этот формат соответствует законодательным требованиям, которые предъявляют к бумажным юридически значимым отправлениям.

Сервис ЭЗП охватил уже почти всю Россию – к нему подключены 80 регионов и для полного покрытия осталось всего 5. Сейчас мы работаем над дружелюбностью сервиса – хотим сделать его проще, увеличить объем отправляемых файлов, работаем над тем, чтобы пользователи получали письма там, где им удобно. Например, до конца 2020 года заказные письма появятся в Сбербанк Онлайн.

Еще у нас в планах увеличивать охват ЭЗП, чтобы к сервису подключалось больше клиентов-отправителей и получателей, особенно государственных органов. Это позволит людям проще обмениваться письмами не только друг с другом, но и с ПФР, налоговой, ГИБДД и другими службами.

• почтовые сервисы
• почтовые технологии
• Почта России
• почтатех
• письма
• технологии

• Блог компании Почтатех
• Законодательство в IT
• Лайфхаки для гиков
• IT-компании

Сколько хранятся письма на почте: обычные и заказные, с уведомлением, простые

Любое почтовое отправление, поступающие в отделение Почты России, имеет определенный срок хранения. Если в этот период адресат не забирает предназначенную для него посылку, письмо или бандероль, то оператор почты оформляет возврат. После этого отправление будет направлено по обратному адресу и возвращено отправителю. Правда существуют и иные случаи.

Узнайте, сколько хранятся письма на почте: обычные и заказные, простые или с уведомлением.

Сколько по времени хранится письмо на почте

Срок хранения писем на почте России зависит от вида корреспонденции. Отделение при поступлении регистрационного письма отвечает за сохранность в разные периоды, они ограничены. Почтальоны обязаны разнести по адресам уведомления, которые в рабочее время будут выданы получателям посылок или заказных писем.

Прийти за получением нужно с удостоверением личности и заполненной квитанцией. Срок хранения писем на почте России не превышает месяца, затем сотрудником будет оформлен возврат отправителю.

Мнение эксперта
Петрова Галина Сергеевна, эксперт по правилам почтовых пересылок
Если у вас возникнут вопросы, задавайте их мне.

Задать вопрос эксперту

Письма с пометкой «Судебное» сберегаются меньше, ведь срок их хранения 7 дней. А если его вернут раньше, вы можете обратиться ко мне, и я объясню, как составить жалобу.

Сколько хранится письмо на «Почте России», если его не забирают

Все почтовые отправления, поступающие в ОПС, бесплатно хранятся в течение определенного времени. Срок хранения заказного письма и остальных видов письменной корреспонденции на Почте России составляет – 30 дней. Исчисление срока начинается со следующего рабочего дня ОПС, следующего за днем прибытия конверта.

По окончанию 30-дневного периода хранения все регистрируемые почтовые послания, к которым относится заказное письмо, возвращаются отправителю по обратному адресу. Стоимость обратной пересылки оплачивает отправитель в момент получения письма.

Если в течение 30 дней отправитель не забирает конверт, то такое письмо как невостребованное отправляют на временное хранение, через 6 месяцев его уничтожают.

Для примера: конверт прибыл в место вручения 1 марта. Срок хранения начнет исчисляться со 2 марта при условии, что это день для конкретного ОПС не является выходным, и закончится 31 марта. 1 апреля сотрудниками почты будет осуществлен возврат письма по обратному адресу.

Вы довольны услугами служб доставки?

Исчисление срока хранения начинается со следующего рабочего дня ОПС (отделения почтовой связи), следующего за днем поступления отправления в место вручения.

Что будет с письмом (ценным, заказным, 1 класса), если его не заберут

Приняв конверт в ОПС вручения, сотрудники почты формируют извещение для оповещения адресата о прибытии на его имя посылки или другого вида РПО. Извещения разносят почтальоны и опускают в почтовый ящик адресата. Получив извещение, адресат (или его доверенное лицо) могут забрать поступившее письмо, посылку или перевод, имея при себе паспорт.

Хранение не будет слишком долгим, поэтому постарайтесь по возможности забрать конверт.

Если в течение срока хранения адресат не является на почту, то РПО (регистрируемое почтовое отправление, к которым относятся – посылки, заказные и ценные письма и бандероли, заказные открытки) возвращают по обратному адресу за счет отправителя. То есть при получении отправитель должен будет вновь оплатить услуги почты за пересылку. Если в течение озвученного выше срока хранения РПО не будет получено – то отправление будет считаться «невостребованным».

После 6 месяцев хранения оно будет уничтожено.

Простые письма, открытки и бандероли отправителю не возвращаются. Они считаются невостребованными и по истечении 6 месяцев уничтожаются. Выдача невостребованных почтовых посланий производится только по заявлению (распоряжению) – услуга платная.

Также свой конверт можно забрать ускоренно, но понадобится подтвержденная запись на Госуслугах или на официальном сайте российской почты.

Как продлить срок хранения

Согласно правилам Почты России адресат может продлить срок хранения заказного письма дополнительно на 30 дней. То есть общее время хранения со дня поступления может составлять 60 дней.

Чтобы это сделать, адресат либо его уполномоченный представитель должен написать соответствующее заявление. Заявление может быть написано в свободной форме или на специальном бланке Заявления-распоряжения (выдается на почте бесплатно).

Услуга является платной. Стоимость ее в разных регионах России варьируется.

Когда берется оплата хранения посылки или письма

Если в течение установленного срока отправление не было получено, действуют следующие правила:

• регистрируемые отправления (посылки, заказные и ценные письма, бандероли, заказные отправления, отправления EMS) отправляются по адресу отправителя. Если отправитель не оплатил пересылку и хранение – через 6 месяцев отправления уничтожаются;
• обычные письма, открытки и прочие отправления не пересылаются никуда, но хранятся 6 месяцев, после чего уничтожаются вместе со всем содержимым.

В целом же действуют следующие правила:

• если подано заявление о продлении хранения, то отправления будут ждать получателя до 2 месяцев;
• после того как адресат получил второе извещение, начинается период, за который нужно платить в соответствии с действующими тарифами на оплату услуг Почты России;
• если у отправителя нет денег оплатить хранение, он может подать заявление о продлении хранения, но получить посылку или письмо он сможет только после полной оплаты за хранение отправления.

Если же возврат или уничтожение состоялось – сделать уже ничего нельзя. В этом случае получателю можно винить только себя самого за то, что слишком поздно обратился за получением.